Audit de l'absentéisme

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH ou un responsable d'activité qui doit décider: un taux monte et vous ne savez pas dire où ni pourquoi, les remplacements se font à la volée et l'équipe présente s'épuise, un coût de remplacement, d'intérim ou de prévoyance attire l'attention, des absences longues pèsent et vous voulez préparer les retours, ou le comité vous interroge et votre document unique doit évoluer.

Quoi

Vous obtenez le taux d'absentéisme, par catégorie, par service, par régime horaire et par mois, avec la fréquence, la durée et la part des absences longues. Le coût se lit en trois lignes: documenté, estimé, non calculable. Le rapport dit quelles situations de travail examiner. Le plan d'action précise quoi faire, par qui et pour quand.

Comment

Vous classez vos motifs d'absence, fixez le seuil d'absence longue et essayez les formules sur cinq absences. Vous renseignez un classeur fourni, sous matricule: postes, heures théoriques, absences. L'espace vérifie les données, signale les corrections et produit les analyses. Votre équipe examine les situations de travail et choisit les actions.

Pourquoi

Un taux seul ne dit pas où agir. La méthode fixe les définitions avant la collecte et garde les mêmes pour chaque mesure de suivi. Elle sépare les absences courtes des longues, qui n'appellent pas les mêmes actions. Vous pouvez ainsi décider quelles situations corriger en premier, à la source, et comment préparer les retours.

Vos résultats

Le rapport présente des résultats collectifs, sans nom ni matricule. Les résultats des groupes trop petits sont masqués.

À partir de quand

Quand une décision collective est à prendre, que vous pouvez sortir douze mois d'absences et d'heures théoriques, et que les groupes analysés comptent au moins cinq personnes.

Quand ce n'est pas adapté

Vous voulez contrôler ou repérer des personnes absentes, vous cherchez à relier une absence à la santé d'un salarié, vous n'avez aucune intention d'agir ensuite sur le travail, le climat social est en crise ouverte, la difficulté vient d'une seule personne (elle relève d'une autre démarche), ou vos données d'absence ne se rattachent ni à un service ni à un motif.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les huit étapes guidées, le classeur modèle, les contrôles, le rapport, le plan d'action, le tableau de bord, deux fiches pratiques (rendez-vous de liaison, retour après une absence longue) et les fichiers pour effectivo.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre dans les douze mois, et vous désignez la prioritaire.

• Combien nous coûtent nos absences?
• Où et quand se concentrent-elles (services, postes, mois, absences longues)?
• Quelles situations de travail examiner en premier?
• Quelles actions de prévention engager?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, plan de prévention et fiches pratiques

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• La liste de vos services et de vos postes.
• Les personnes du périmètre, chacune avec un matricule stable, et les heures qu'elles devaient travailler chaque mois.
• Douze mois d'absences, tirés de la paie ou d'un logiciel de temps, avec leur code de motif.
• Pour chiffrer le coût, les coûts des remplacements, des heures supplémentaires et de l'intérim.
• Une personne qui valide les définitions, et le service de paie pour les codes et les exports.
• Des responsables d'activité pour examiner les situations de travail, et une personne qui valide le plan.

Les huit étapes de l'audit de l'absentéisme

1. Cadrer la décisionSavoir quelle décision collective l'audit éclaire, sur quel périmètre, sur quels douze mois, et qui fait quoi dans l'équipe.
2. Fixer les définitionsDécider, avant toute collecte, ce qu'on compte et comment, puis l'essayer sur quelques lignes.
3. Décrire l'organisationPoser les services, les postes et les heures que chaque personne devait travailler sur la période, sous matricule.
4. Collecter les absencesRecueillir chaque absence de la période sous sa seule catégorie administrative.
5. DiagnostiquerLire les indicateurs, vérifier qu'ils tiennent, et séparer ce qui est constaté de ce qui reste à examiner.
6. Construire le planPartir des situations de travail à corriger, pas d'un objectif de baisse des absences.
7. RestituerPartager des documents compris par chacun de leurs lecteurs, et remettre les noms chez vous.
8. Suivre et actualiserMesurer avec les mêmes définitions, et refaire l'audit au bon moment.

Vos données

Ce qui reste chez vous

La table de correspondance (matricule, nom, prénom, date de naissance), les exports de paie d'origine et le fichier de résultats avec les noms.

Le classeur déposé

Il ne porte que vos motifs (code, libellé, catégorie), la structure et les postes, les personnes sous matricule (dates d'entrée et de sortie, contrat, temps de travail), les affectations datées, les heures théoriques par mois, les absences (motif, début, fin, heures) et les coûts. Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle, l'empreinte de chaque version déposée, le plan et son suivi, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Chaque redépôt crée une version: rien n'est écrasé. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Un courriel vous prévient trente jours puis sept jours avant; à l'échéance, tout est supprimé, sans restauration. Les fichiers pour effectivo sont fabriqués à la demande, au moment où vous les téléchargez, à partir des données gardées; ils ne sont jamais conservés sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Votre organisation reste responsable du traitement; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation