Audit des compétences

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH ou un responsable d'activité qui doit décider: une compétence importante ne tient qu'à une ou deux personnes, un départ est annoncé, vous devez choisir qui former ou quoi recruter, ou un outil, une réorganisation ou une règle va changer le travail.

Quoi

Vous identifiez les postes exposés, les compétences insuffisamment tenues et les besoins à anticiper. Le rapport montre où agir en priorité. La cartographie rend les écarts visibles. Le plan d'action précise quoi faire, dans quel ordre, par qui et pour quand.

Comment

Pour chaque poste, vous définissez les compétences nécessaires et leur niveau attendu. Vous évaluez ensuite les compétences réellement tenues. La méthode calcule les écarts, repère les compétences détenues par trop peu de personnes et fait ressortir les priorités. Votre équipe apporte la connaissance des postes, valide les évaluations et choisit les actions.

Pourquoi

La méthode structure le travail à chaque étape: préparation des évaluateurs, évaluations fondées sur des faits, contrôle des données et calculs communs à tous les postes. Vous pouvez ainsi décider où former, quelles compétences transmettre avant un départ, quels recrutements préparer et quels postes sécuriser en premier.

Vos résultats

Le rapport présente des résultats collectifs, sans nom ni matricule. Les résultats des groupes trop petits sont masqués.

À partir de quand

Quand plusieurs postes peuvent être comparés et que les groupes analysés comptent au moins cinq personnes. Il faut aussi une décision à prendre et des responsables pour valider et évaluer.

Quand ce n'est pas adapté

Vous voulez noter la performance ou comparer des personnes, vous n'avez aucune intention d'agir ensuite, le climat social est très dégradé, vous voulez tout auditer d'un coup sans service pilote, ou vous attendez une certification des compétences.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les huit étapes guidées, le classeur modèle, les contrôles, le rapport, la cartographie, le plan d'action, trois fiches pratiques, une réponse type et les fichiers pour effectivo.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre dans les douze mois, et vous désignez la prioritaire.

• Quels postes sont fragiles?
• Quelles compétences nous manqueront?
• Qui former, et à quoi?
• Quels recrutements anticiper?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, cartographie et plan d'action

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• La liste de vos services et de vos postes.
• Les personnes du périmètre, chacune avec un matricule stable: celui de la paie, ou un que vous créez.
• Les départs connus dans l'horizon de l'audit.
• Vos fiches de poste, ou une liste de compétences de départ: ROME, ESCO, O*NET, ou celle que fournit le parcours.
• Des responsables pour valider les compétences attendues et évaluer, sur des faits.
• Une personne qui valide le plan.

Les huit étapes de l'audit des compétences

1. Cadrer la décisionQuelle décision éclairer, sur quel périmètre, à quelle date de référence, avec quelles limites, et qui valide.
2. Décrire l'organisationLa structure, les postes réels et les personnes, sous matricule.
3. Préparer et valider le référentielPour chaque poste, les compétences qui comptent, le niveau attendu et les besoins futurs.
4. Évaluer les compétencesUn niveau pour chaque compétence utile, justifié par des faits, après avoir informé les salariés.
5. DiagnostiquerLes constats, chacun relié à ses données. Un constat se conteste, et la contestation reste tracée.
6. Construire le planPour chaque risque prioritaire, une action réaliste, ou la décision explicite de ne pas agir.
7. RestituerDes documents compris et réutilisables, et les noms remis chez vous.
8. Suivre et actualiserVérifier que le plan avance, et refaire l'audit au bon moment.

Vos données

Le classeur déposé

Il ne porte que des matricules, la tranche d'âge, le type de contrat, le temps de travail, l'ancienneté, les affectations, les départs (mois et motif) et les compétences évaluées. Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle et l'empreinte de chaque version déposée, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Les fichiers pour effectivo sont fabriqués à la demande, au moment où vous les téléchargez, à partir des données gardées; ils ne sont jamais conservés sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Votre organisation reste responsable du traitement; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation