Audit de l'écoute des équipes

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH ou un responsable d'activité qui doit décider: vous sentez une tension sans savoir où ni pourquoi, un changement difficile est en cours et les remontées passent par des filtres, des propositions restent sans réponse, une enquête précédente n'a été suivie d'aucun effet visible, ou vous devez choisir quoi traiter d'abord.

Quoi

Vous cadrez ce qui peut changer et vous fixez la date du retour. Le rapport montre la participation, le score favorable de chaque thème, les groupes qui s'écartent des autres et les idées, avec le nombre de personnes qui les portent. Le plan dit, pour chaque idée ou thème, ce qui sera fait, par qui et pour quand, et ce qui ne le sera pas, avec sa raison.

Comment

Vous interrogez vos équipes dans votre propre outil de questionnaire, avec des questions neutres sur six thèmes. Vous reportez les totaux par groupe dans un classeur fourni, avec les idées relues; l'espace vérifie les données, signale les corrections et produit les analyses. Votre équipe vérifie les constats sur le terrain et choisit les suites.

Pourquoi

La méthode fixe l'engagement avant de poser la moindre question: chaque idée recevra une réponse motivée à une date. Elle sépare ce qui est déclaré de ce qui est établi, et met à part ce qui touche la santé ou la sécurité. Vous pouvez ainsi décider quoi traiter d'abord et rendre compte de vos choix.

Vos résultats

Le rapport ne classe ni managers ni services. Sous cinq répondants, la participation d'un groupe n'est pas affichée; sous cinq réponses exprimées, le score d'un thème non plus. Les idées, elles, s'affichent telles que vous les avez relues.

À partir de quand

Quand vous pouvez changer quelque chose, répondre à une date promise, et former des groupes de réponse d'au moins cinq personnes.

Quand ce n'est pas adapté

Vous cherchez à savoir qui a dit quoi, vos groupes sont trop petits pour que personne ne soit reconnaissable, rien ne peut changer ou personne ne répondra à la date promise, un harcèlement, une discrimination ou un danger est signalé (ces faits ont leurs propres canaux), vous cherchez un logiciel de questionnaire (l'audit n'en fournit pas), ou vous attendez l'évaluation des risques psychosociaux de votre document unique: l'audit peut l'alimenter, il ne la remplace pas.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les huit étapes guidées, le classeur modèle, les contrôles, le rapport, le classeur de résultats, le plan d'action, la fiche de décision, le suivi avec ses rappels, une fiche pratique et la liste des idées. Le questionnaire lui-même se fait dans votre outil.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre, et vous désignez la prioritaire.

• Que vivent nos équipes au quotidien?
• Quelles idées ont-elles pour améliorer le travail?
• Quelles priorités traiter d'abord?
• Comment montrer aux équipes ce qui change?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, plan d'action et retour aux équipes

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• Votre propre outil de questionnaire.
• Des groupes de réponse d'au moins cinq personnes.
• Une date de retour, et un décideur qui accepte par écrit l'engagement de répondre à chaque idée.
• Une fonction compétente pour recevoir les signalements de santé ou de sécurité.
• Des responsables d'équipe pour vérifier les constats, et des représentants du personnel associés quand il y en a.

Les huit étapes de l'audit de l'écoute des équipes

1. Cadrer la décisionDire ce que vous voulez apprendre, ce qui peut réellement changer, ce que vous vous engagez à faire des réponses, et qui fait quoi dans l'équipe.
2. Décrire l'organisationPoser des groupes de réponse assez grands pour que personne ne soit reconnaissable.
3. Préparer le questionnaireChoisir des questions neutres et courtes, et informer les salariés avant de les interroger.
4. Recueillir les réponsesCollecter sans pouvoir relier une réponse à une personne, permettre à chacun de répondre, puis déposer des totaux et des idées relues.
5. DiagnostiquerLire la participation, les scores et les idées, vérifier qu'ils tiennent, et contester ce qui doit l'être.
6. Construire le planChoisir les suites, dire aussi ce qui ne sera pas fait et pourquoi, et traiter à part ce qui touche la santé.
7. RestituerRendre compte à la direction et à toutes les équipes, à la date promise.
8. Suivre et actualiserMontrer l'avancement, vérifier les effets avec les équipes, et ne réinterroger que si cela peut changer quelque chose.

Vos données

Ce qui reste chez vous

Votre outil de questionnaire et les réponses individuelles, dont les réponses libres telles qu'écrites, et le contenu des signalements de santé ou de sécurité.

Le classeur déposé

Il ne porte ni nom, ni matricule, ni réponse individuelle: les paramètres (clôture, date du retour, effectif), la structure, les groupes et leur effectif, les questions, les répondants par groupe, le nombre de chaque réponse par question et par groupe, et les idées relues avec le nombre de personnes qui les portent. Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle, l'empreinte de chaque version déposée, le plan et son suivi, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Chaque redépôt crée une version: rien n'est écrasé. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Un courriel vous prévient trente jours puis sept jours avant; à l'échéance, tout est supprimé, sans restauration. La liste des idées est fabriquée à la demande, au moment où vous la téléchargez, à partir des données gardées; elle n'est jamais conservée sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Seules les idées relues viennent de ce que des personnes ont écrit, et une idée peut être portée par une seule personne. Si une donnée hébergée permettait de reconnaître quelqu'un, votre organisation en resterait responsable; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation