Audit de la fidélisation

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH ou un responsable d'activité qui doit décider: des recrues partent pendant l'essai ou la première année, les départs se concentrent sur une équipe, un métier ou un moment sans que vous sachiez lequel, chaque départ devient critique parce que vous recrutez difficilement, vous avez déjà augmenté les salaires ou amélioré l'accueil sans savoir si cela a joué, ou on vous demande ce que coûtent les départs et vous n'avez qu'un taux global.

Quoi

Le rapport montre la rotation et les sorties, tous contrats et en CDI, les types de départ, le maintien des recrues à 3, 6 et 12 mois, l'ancienneté au départ, les départs après une mobilité et les sorties par service. Il ajoute les raisons et le questionnaire si vous en avez, et le coût en trois lignes: documenté, estimé, non calculable. Le plan d'action précise quoi faire, par qui et pour quand.

Comment

Vous fixez la période, la population et les départs comptés. Vous renseignez un classeur fourni: les personnes, chaque entrée, sortie et mobilité, puis les totaux par raison. L'espace vérifie les données, signale les corrections et produit les analyses. Votre équipe apporte la connaissance du terrain, examine les signaux et choisit les actions.

Pourquoi

Les définitions sont fixées avant le calcul: un départ volontaire, une mobilité, un départ exclu des taux ont le même sens partout. Le type de départ est séparé de sa raison, et une raison n'entre que comptée, sans matricule. Un taux montre où regarder; il ne dit jamais qui est en cause. Vous pouvez ainsi décider où agir: l'arrivée, la formation au poste, la charge, les perspectives.

Vos résultats

Le rapport présente des résultats collectifs, sans nom ni matricule. Une case de moins de cinq est masquée.

À partir de quand

Quand des départs vous gênent, que vous avez une décision à prendre, la liste des entrées et sorties sur 12 à 24 mois, et des responsables pour valider. Un taux s'interprète à partir de dix départs comptés.

Quand ce n'est pas adapté

Vous voulez retenir une personne précise, vous voulez prédire qui va partir ou repérer les salariés à risque, vous cherchez seulement une grille de salaires, le problème est déjà établi (agissez sans attendre), un plan social ou une fusion est en cours ou le climat social est très dégradé, vous n'avez ni la liste des entrées et sorties ni personne pour la tenir, ou rien ne sera fait ensuite.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les huit étapes guidées, le classeur modèle et la table de correspondance, les contrôles, le rapport, le classeur de résultats, le plan d'action, la fiche de décision, le suivi avec ses rappels, deux fiches pratiques et les fichiers pour effectivo.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre dans les douze mois, et vous désignez la prioritaire.

• Combien partent, de quel type de départ, et d'où?
• Perdons-nous nos recrues pendant l'intégration (3, 6 et 12 mois)?
• Combien nous coûtent les départs?
• Quelles actions pour garder nos salariés?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, plan d'action et fiches pratiques

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• La liste de vos services et de vos postes.
• Les personnes de la période, chacune avec un matricule stable, et chaque entrée, sortie et mobilité interne sur 12 à 24 mois.
• Si vous en avez, vos comptes rendus d'entretien de départ ou les résultats d'un questionnaire, à reporter en totaux.
• Pour chiffrer les départs, les coûts de recrutement, d'intérim et de formation.
• Une fonction qui valide les définitions, et la paie ou la gestion du personnel pour les mouvements.
• Des responsables de service pour examiner les signaux, et une personne qui valide le plan.

Les huit étapes de l'audit de la fidélisation

1. Cadrer la décisionSavoir quels départs l'audit doit éclairer, sur quelle population et quelle période, avec quelles définitions, et qui fait quoi dans l'équipe.
2. Décrire l'organisationPoser les services, les postes et les personnes de la période, sous matricule.
3. Collecter entrées et sortiesRecueillir chaque arrivée, chaque départ et chaque mobilité interne de la période.
4. Recueillir les raisonsSavoir pourquoi on part ou on reste, par des totaux, sans désigner personne.
5. DiagnostiquerLire les départs et leurs moments, séparer les faits des hypothèses, et contester ce qui doit l'être.
6. Construire le planChoisir, pour chaque signal, une action réaliste, un report ou une décision motivée de ne pas agir.
7. RestituerPartager des documents compris et réutilisables, et remettre les noms chez vous.
8. Suivre et actualiserVérifier que le plan avance, que les recrues restent, et refaire l'audit au bon moment.

Vos données

Ce qui reste chez vous

La table de correspondance (matricule, nom, prénom, et date de naissance si vous importez dans effectivo), les comptes rendus d'entretien de départ, les réponses individuelles à un questionnaire et les fichiers pour effectivo complétés des noms.

Le classeur déposé

Il ne porte que la structure et les postes, les personnes sous matricule (contrat, temps de travail, entrée, poste, date dans le poste), les mouvements (date, nature, type de départ, départ prévu, poste d'arrivée), les raisons et le questionnaire en totaux, sans matricule, et les coûts. Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle, l'empreinte de chaque version déposée, le plan et son suivi, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Chaque redépôt crée une version: rien n'est écrasé. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Un courriel vous prévient trente jours puis sept jours avant; à l'échéance, tout est supprimé, sans restauration. Les fichiers pour effectivo sont fabriqués à la demande, au moment où vous les téléchargez, à partir des données gardées; ils ne sont jamais conservés sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Votre organisation reste responsable du traitement; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation