Audit de la mobilité interne

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH ou un responsable d'activité qui doit décider: vous pourvoyez à l'extérieur des postes peut-être accessibles en interne, des salariés demandent à évoluer et vous n'avez pas de chemin à leur montrer, un métier baisse pendant qu'un autre manque de bras, un poste reste ouvert et vous ne savez pas quels postes voisins peuvent y mener, ou vous formez sans savoir vers quel poste.

Quoi

Pour chaque paire de postes, vous voyez la part des compétences du poste cible déjà requises dans le poste de départ, et les écarts à combler. Chaque passerelle est classée: courte adaptation, parcours de formation ou reconversion. Le rapport montre, pour chaque poste ouvert ou prévu, d'où l'on peut y arriver et combien de volontaires le visent. Il donne l'écart des volontaires par poste, le maintien des mobilités à 6 et 12 mois, et les compétences qui ouvriraient le plus de chemins. Le plan d'action précise quoi faire, par qui et pour quand.

Comment

Vous décrivez vos postes et leur disponibilité, puis les compétences que chacun demande, ou vous repartez d'un audit des compétences. Vous ajoutez les niveaux, les souhaits exprimés par les salariés et les mobilités déjà réalisées. Vous renseignez un classeur fourni; l'espace vérifie les données, signale les corrections et produit les analyses. Votre équipe apporte la connaissance des postes, teste les passerelles et choisit les actions.

Pourquoi

La méthode part des compétences requises, pas des personnes: une passerelle compare deux postes et reste une hypothèse à tester. Un souhait vient du salarié lui-même, jamais d'une déduction. Vous pouvez ainsi décider quels postes ouvrir en interne, quelles formations financer et quels parcours proposer, sans promettre un poste qui n'existe pas.

Vos résultats

Le rapport se lit par poste, sans nom ni matricule. Sous cinq personnes, il ne chiffre ni les volontaires ni le maintien.

À partir de quand

Quand vous avez une décision à prendre sur des postes qui s'ouvrent, des salariés qui veulent évoluer ou des métiers qui changent, plusieurs métiers à comparer, et des responsables pour décrire les postes.

Quand ce n'est pas adapté

Vous voulez imposer une affectation ou désigner un successeur, vous préparez une réduction d'effectifs, chaque poste de votre organisation est unique sans voisin possible, aucun poste ne s'ouvrira à l'horizon de l'audit, vous devez pourvoir un seul poste dans l'urgence (une recherche ciblée ira plus vite), les salariés n'ont pas confiance et liraient l'audit comme une préparation de plan social, ou vous attendez un avis sur vos règles de mobilité ou sur l'attitude de vos managers, que l'audit ne mesure pas.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les huit étapes guidées, le classeur modèle et la table de correspondance, les contrôles, le rapport, le classeur de résultats, le plan d'action, la fiche de décision, le suivi avec ses rappels, une fiche pratique et les fichiers pour effectivo.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre dans les douze mois, et vous désignez la prioritaire.

• Quelles passerelles existent entre nos métiers?
• Quels postes ouverts ou à venir pouvons-nous pourvoir en interne?
• Quels parcours proposer aux salariés qui souhaitent évoluer?
• Quelles formations rendent une passerelle possible?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, passerelles et plan de parcours

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• La liste de vos services et de vos postes, avec ceux qui sont ouverts ou prévus.
• Les compétences que chaque poste demande: vos fiches de poste, ou les données d'un audit des compétences déjà fait.
• Les personnes du périmètre, chacune avec un matricule stable, leurs niveaux et les souhaits qu'elles ont exprimés.
• Les mobilités déjà réalisées.
• Des responsables de service pour décrire les postes, et une fonction qui valide le référentiel.
• Une personne qui décide pour chaque poste disponible et valide le plan.

Les huit étapes de l'audit de la mobilité interne

1. Cadrer la décisionDire quelle mobilité on veut rendre possible, sur quel périmètre, et ce que l'audit ne décide pas.
2. Décrire l'organisationPoser les services, les postes, leur disponibilité et les personnes du périmètre.
3. Reprendre ou bâtir le référentielAvoir pour chaque poste ses compétences requises, classées, avec des niveaux définis.
4. Recueillir souhaits et compétencesSavoir qui veut évoluer, vers quoi, et ce qu'il sait faire, en séparant ce qui est déclaré de ce qui est évalué.
5. DiagnostiquerCalculer la proximité entre métiers et repérer les passerelles, puis les confronter aux postes disponibles et à la faisabilité.
6. Construire le planChoisir les parcours à ouvrir aux volontaires et ce qui les rend possibles.
7. RestituerRepartir avec une carte des passerelles et des parcours prêts, sans promettre ce qui n'existe pas.
8. Suivre et actualiserVérifier chaque semestre les mobilités réalisées et leur tenue dans le temps.

Vos données

Ce qui reste chez vous

La table de correspondance (matricule, nom, prénom, et date de naissance si vous importez dans effectivo), les comptes rendus d'entretien et le fichier de résultats avec les noms.

Le classeur déposé

Il ne porte que la structure et les postes avec leur disponibilité, les compétences et niveaux requis, les personnes sous matricule (poste, date d'arrivée, contrat), leurs niveaux, leurs souhaits (poste visé, source) et les mobilités (postes, date, présence à 6 et 12 mois). Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle, l'empreinte de chaque version déposée, le plan et son suivi, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Chaque redépôt crée une version: rien n'est écrasé. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Un courriel vous prévient trente jours puis sept jours avant; à l'échéance, tout est supprimé, sans restauration. Les fichiers pour effectivo sont fabriqués à la demande, au moment où vous les téléchargez, à partir des données gardées; ils ne sont jamais conservés sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Votre organisation reste responsable du traitement; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation