Audit des remplacements

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH ou un responsable d'activité qui doit décider: une absence a déjà arrêté une ligne, un service ou une tournée, une activité impose un minimum de présence et vous ne savez pas combien de temps vous tenez en dessous, les remplacements reposent toujours sur les mêmes personnes, la facture d'intérim ou les heures supplémentaires montent sans comparaison possible entre vos solutions, ou un remplaçant a déjà été placé sur un poste sans l'habilitation exigée.

Quoi

Vous classez vos activités et fixez leur niveau minimal de service. Le rapport montre la part des heures requises réellement couverte, les besoins tenus au niveau minimal, le délai de mobilisation, la part de chaque mode de remplacement et son coût documenté. Il signale les activités critiques sans remplaçant ou à un seul remplaçant, et les dépendances uniques. Le plan d'action précise, pour chaque activité à traiter, quoi faire, par qui et pour quand.

Comment

Vous décrivez les activités et leurs plages, vous établissez une matrice de remplacement fondée sur des faits, puis vous recensez sur douze mois chaque besoin de couverture et ce qui en a été couvert. Vous renseignez un classeur fourni; l'espace vérifie les données, signale les corrections et produit les analyses. Votre équipe apporte la connaissance des activités, valide les scénarios et choisit les actions.

Pourquoi

La méthode part des besoins de couverture, pas de qui était absent: la raison d'une absence n'est jamais demandée. Elle sépare la continuité (le service a-t-il tenu?) de l'efficience (à quel coût, avec quelle charge?). Une donnée inconnue reste inconnue, jamais zéro. Vous pouvez ainsi décider où former, quel secours prévoir, et ce qu'il faut accepter ou reporter.

Vos résultats

Le rapport se lit par activité, sans nom ni matricule. La charge des remplaçants est masquée sous cinq remplaçants.

À partir de quand

Quand une absence peut mettre une activité en difficulté, que vous avez une décision à prendre, des plannings réalisés sur douze mois et des responsables pour valider.

Quand ce n'est pas adapté

Vous cherchez un logiciel de planning ou une solution d'intérim, aucune absence n'a de conséquence sur vos activités, vous voulez contrôler la présence des salariés ou noter des personnes, vous êtes en pleine crise (stabilisez d'abord l'activité), un plan social se prépare ou le climat social est très dégradé, personne ne mettra la matrice à jour ou rien ne sera fait ensuite, ou vous attendez un plan de continuité complet: pannes, sinistres et cyberattaques ne sont pas traités.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les neuf étapes guidées, le classeur modèle et la table de correspondance, les contrôles, le rapport, le classeur de résultats, le plan d'action, la fiche de décision, le suivi avec ses rappels, deux fiches pratiques et les fichiers pour effectivo.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre dans les douze mois, et vous désignez la prioritaire.

• Quelles activités ne peuvent pas descendre sous un niveau minimal?
• Quelle part du besoin avons-nous réellement couverte, et en combien de temps?
• Combien nous coûtent nos remplacements, mode par mode?
• De qui ou de quoi dépendons-nous trop (personne, habilitation, outil)?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, plan de continuité et fiches pratiques

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• Vos activités, vos services, vos postes et les plages à couvrir.
• Les personnes mobilisables, chacune avec un matricule stable.
• Les plannings réalisés sur douze mois, et si possible les relevés d'heures supplémentaires, les factures d'intérim et les contrats courts.
• Les formations et habilitations à jour.
• Des responsables d'activité pour dire ce qui doit tenir, et des responsables de service pour renseigner la matrice sur des faits.
• Une personne qui valide le plan.

Les neuf étapes de l'audit des remplacements

1. Cadrer la décisionSavoir quelles activités doivent tenir face aux absences, à quel niveau minimal, sous l'autorité de qui, et qui fait quoi dans l'équipe.
2. Décrire l'organisationPoser les postes, les plages à couvrir et les ressources mobilisables, sous matricule.
3. Classer les activités et leurs dépendancesDire, pour chaque activité critique, ce qu'il faut pour la tenir et ce qui la rend fragile.
4. Établir la matrice de remplacementSavoir qui peut tenir quoi, à la date de référence, en sécurité.
5. Collecter les besoins et leur couvertureRecueillir sur douze mois chaque besoin de couverture, et ce qui en a été couvert.
6. DiagnostiquerLire ce qui a tenu et à quel prix, vérifier que les constats tiennent, et contester ce qui doit l'être.
7. Construire le planChoisir, pour chaque activité à traiter, une solution principale et un secours, ou décider explicitement de ne pas agir.
8. RestituerPartager des documents compris et réutilisables, et remettre les noms chez vous.
9. Suivre et actualiserVérifier que le plan avance, que les secours tiennent, et refaire l'audit au bon moment.

Vos données

Ce qui reste chez vous

La table de correspondance (matricule, nom, prénom, et date de naissance si vous importez dans effectivo) et le fichier de résultats avec les noms.

Le classeur déposé

Il ne porte que les activités, la structure, les postes, les plages, les dépendances et les scénarios, les personnes sous matricule (contrat, temps de travail, astreinte), la matrice (activité, niveau, fait observé, habilitation, validité, disponibilité) et la couverture de chaque besoin (solutions et heures, matricule du remplaçant, délai, niveau obtenu, coût et source). Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle, l'empreinte de chaque version déposée, le plan et son suivi, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Chaque redépôt crée une version: rien n'est écrasé. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Un courriel vous prévient trente jours puis sept jours avant; à l'échéance, tout est supprimé, sans restauration. Les fichiers pour effectivo sont fabriqués à la demande, au moment où vous les téléchargez, à partir des données gardées; ils ne sont jamais conservés sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Votre organisation reste responsable du traitement; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation