Audit des postes difficiles à pourvoir

Cet audit est-il fait pour vous?

Qui

Une direction, une responsable RH, une responsable du recrutement ou un responsable d'activité qui doit décider: un poste reste ouvert et freine une activité, vous recevez peu de candidatures ou beaucoup qui ne conviennent pas, des candidats refusent votre offre ou des recrues repartent vite, ou vous devez choisir entre recruter autrement, ajuster l'offre, former, transformer le poste ou ne pas le pourvoir.

Quoi

Vous voyez quels postes sont en tension et selon quel critère, à quelle étape se perdent les candidats, ce que votre offre exige sans qu'un texte l'impose, et ce que coûte la vacance, en documenté et en estimé. Le rapport sépare les constats des hypothèses. Le plan précise, pour chaque poste retenu, la voie choisie, qui agit et pour quand.

Comment

Vous fixez d'abord ce qui fait qu'un poste est en tension. Vous décrivez ensuite chaque poste, son offre réelle et ses exigences, puis chaque campagne, par ses dates et ses nombres. Vous renseignez un classeur fourni; l'espace vérifie les données, signale les corrections et calcule les analyses. Votre équipe apporte la connaissance des postes et choisit les voies.

Pourquoi

Refaire la même annonce ne dit pas pourquoi elle échoue. La méthode examine séparément le processus, l'offre et les conditions de travail, puis le marché, avec les mêmes calculs pour tous les postes. Chaque voie proposée part d'un constat, et ne pas pourvoir reste une option, dite avec ses effets.

Vos résultats

L'audit mesure des campagnes, pas des personnes. Aucune donnée de candidat n'est déposée: ni nom, ni CV, ni note d'entretien. Le maintien des personnes recrutées est masqué sous cinq personnes.

À partir de quand

Quand des postes restent difficiles à pourvoir, qu'une décision est à prendre sur eux et que vous pouvez retrouver les dates et les nombres de vos campagnes. Sous cinq campagnes pourvues, le délai médian est marqué « non interprétable »: l'audit reste alors un état des lieux poste par poste.

Quand ce n'est pas adapté

Vous voulez trier ou évaluer des candidats, vous cherchez une prestation de recrutement, vous n'avez aucun poste en difficulté, vous ne pouvez retrouver aucune date ni aucun nombre sur vos campagnes, aucune décision n'est possible sur l'offre, les exigences ou l'organisation du poste, ou vous cherchez un regard extérieur, par exemple dans un conflit social ouvert.

Ce que comprend votre achat

Une place ouvre un audit de cette méthode, mené par la personne à qui vous l'attribuez, pour le compte de votre organisation. Elle comprend les huit étapes guidées, le classeur modèle, les contrôles, le rapport, le classeur de résultats, le plan d'action, la fiche de décision, dix prompts, une fiche pratique et les fichiers pour effectivo.

Les décisions qu'il éclaire

Au départ, vous cochez les décisions que vous devrez réellement prendre dans les douze mois, et vous désignez la prioritaire.

• Quels postes ont du mal à se pourvoir, et depuis quand?
• Où perdons-nous les candidats (peu de candidatures, abandons, refus de l'offre, départs rapides)?
• Combien nous coûte un poste vacant?
• Faut-il recruter autrement, ajuster l'offre, former, transformer le poste ou ne pas le pourvoir?
• Vous ne savez pas encore: l'état des lieux.

Rapport, plan par poste et fiche pratique

Ce que l'audit fait et ne fait pas

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• La liste des postes visés, avec leur effectif voulu et leur effectif présent.
• Les dates et les nombres de chaque campagne de la période, tirés d'un logiciel, d'un tableur ou d'une messagerie.
• Les annonces publiées, et la grille salariale ou la convention collective.
• Pour chiffrer la vacance, les factures d'intérim, d'annonces ou de cabinet, et le relevé des heures supplémentaires.
• Des responsables des postes pour décrire le travail réel et classer les exigences.
• Une personne qui arbitre entre les voies et valide le plan.

Les huit étapes de l'audit des postes difficiles à pourvoir

1. Cadrer la décisionDire quels postes l'audit examine, quelle décision il éclaire, ce qui fait qu'un poste est « en tension », et qui fait quoi dans l'équipe.
2. Décrire l'organisationPoser pour chaque poste visé l'effectif voulu, l'effectif présent et la chronologie de la vacance.
3. Décrire chaque poste et son offreMettre à plat ce que l'organisation propose, ce qu'elle exige et ce que le travail demande réellement.
4. Collecter les recrutementsRecueillir chaque campagne de la période par ses comptes et ses dates, jamais par ses candidats.
5. DiagnostiquerLire séparément le processus, l'offre et les conditions de travail, puis le marché, avant de les rapprocher.
6. Construire le planChoisir pour chaque poste en tension une voie, puis vérifier qu'elle est faisable.
7. RestituerRepartir avec des documents utilisables, qui distinguent faits, hypothèses et limites.
8. Suivre et actualiserSuivre à trois rythmes avec les mêmes définitions, en partant de la situation de départ.

Vos données

Ce qui reste chez vous

Vos suivis de recrutement, les CV, les lettres, les coordonnées, les notes d'entretien et les textes des annonces. Rien de cela n'est déposé.

Le classeur déposé

Il ne porte aucun matricule: la structure et les postes, les vacances (poste et dates), les offres et les exigences de chaque poste, les campagnes (poste, dates, comptes, issue, présents à 3 et 6 mois, canal principal) et les coûts documentés. Il est lu, puis effacé aussitôt.

Les données lues

Gardées avec le rapport de contrôle, l'empreinte de chaque version déposée, le plan et son suivi, trois mois après la remise du rapport, puis par périodes de six mois payées. Chaque redépôt crée une version: rien n'est écrasé. Un audit abandonné avant son rapport est supprimé six mois après la dernière saisie.

Les documents produits

Le rapport s'enregistre ou s'imprime avant l'échéance; il disparaît avec l'audit. Un courriel vous prévient trente jours puis sept jours avant; à l'échéance, tout est supprimé, sans restauration. Les fichiers pour effectivo sont fabriqués à la demande, au moment où vous les téléchargez, à partir des données gardées; ils ne sont jamais conservés sur le serveur.

Les journaux

Le journal des connexions de votre compte est gardé 30 jours. La trace de votre audit (vos réponses à chaque étape, chaque version déposée avec son rapport de contrôle, vos contestations, votre plan et son suivi) est gardée avec l'audit et supprimée avec lui.

Les sauvegardes

Après la suppression, les données disparaissent des sauvegardes sous 30 jours, et des copies hors d'OVHcloud sous 4 semaines.

Sur un poste tenu par une personne, une date de départ, une date de prise de poste ou un nombre de présents peut désigner un salarié. Votre organisation reste responsable du traitement; CoLabFlow agit comme son sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, par un accord accepté avant le premier dépôt.

Prix et conservation